У Головному управлінні ПФУ в Запорізькій області продовжується оцифрування трудових книжок та створення Електронної трудової книжки застрахованої особи.
Процес започаткований у зв'язку з реформою трудового обліку та введенням електронних трудових, які мають повністю замінити паперові.
«Це дуже важливо для забезпечення наповнення державного реєстру застрахованих осіб актуальними та повними даними про трудовий стаж особи до 2004 року.
Слід зазначити, що з початку впровадження нашими спеціалістами оцифровано більше 462 тис. сканованих копій трудових книжок, а за період з січня по березень - більше 20 тисяч.
Від страхувальників у яких є кандидати у пенсіонери з січня по червень поточного року, уже надійшло та вчасно оцифровано понад 2 тисячі, - зазначив перший заступник начальника Головного управління ПФУ в Запорізькій області Павло Науменко під час колегії, на якій розглядавлися результати роботи у першому кварталі.
Як підкреслив посадовець, головною складовою для своєчасних нарахувань пенсійних, соціальних та страхових виплат у майбутньому є якісне наповнення Реєстру застрахованих осіб.
«Протягом 2026 року ми продовжили аналізувати та контролювати надання відповідних звітів. Так за грудень 2025 року до області надійшло більш ніж 17,6 тис. Податкових розрахунків від страхувальників щодо майже 204 тисячі застрахованих осіб.
За січень-березень 2026 року звіти надані від більш ніж 10 тис. страхувальників. Від фізичних осіб-підприємців звіт за найманих працівників, відповідно до змін законодавства, буде надходити щоквартально», - поінформував присутніх Павло Науменко.
Оцифрування трудової книжки
Оцифрування трудових книжок означає перенесення даних із паперових трудових книжок до електронного реєстру застрахованих осіб, яким оперує Пенсійний фонд України (ПФУ).
Якщо не оцифрувати трудову книжку, стаж до 2004 року не буде занесений у базу Пенсійного фонду. Це, звісно, впливатиме на призначення пенсії, оскільки буде врахована лише інформація, яка наявна в базі Пенсійного фонду.
У такому випадку людині при виході на пенсію доведеться самостійно підтверджувати свою трудову діяльність, щоб ПФУ вніс корективи у власну базу даних. Тобто процес призначення пенсії може бути повільнішим і складнішим.
Дані людей, які почали здобувати трудовий стаж пізніше 2004 року, автоматично обраховуються ПФУ.
Хто може подавати документи на оформлення електронної трудової:
- Роботодавець (страхувальник) — через свій кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України;
- Працівник (застрахована особа) — через особистий кабінет на тому ж порталі.
Документи подаються в електронній формі із накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо електронного підпису немає — працівник може звернутися до найближчого центру ПФУ, маючи при собі:
- паспорт;
- ідентифікаційний код;
- трудову книжку (оригінал);
- документи про освіту, військову службу, народження дітей, довідки про стаж тощо.
Паперова трудова сканується у кольорі, ці скан-копії завантажуються на портал Пенсійного фонду, після цього фахівці ПФУ вносять дані у реєстр і далі в особи з'являється електронна трудова з відомостями про увесь її стаж.
Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівнику, а офіційним джерелом даних стає електронна версія.
За бажанням працівника, роботодавець може продовжувати вести паперову книжку паралельно.
Штрафів чи санкцій за відмову від оцифрування трудової книжки не передбачено.
Оцифрування трудових книжок велося в Україні з грудня 2019 року, але тоді це було добровільно. З 10 червня 2021 року — це вже обов’язок, визначений законом.
Норми електронного обліку трудової діяльності працівників регулює закон, ухвалений Верховною Радою у лютому 2021 року.
Про що ще говорили на колегії при начальнику Головного управління ПФУ в Запорізькій області читайте за посиланням.
