На сьогодні вже оцифровано близько 310 тисяч трудових книжок мешканців Запорізької області.  Це майже 80%.

Процес започаткований у зв'язку з реформою трудового обліку та введенням електронних трудових, які мають у наступному році повністю замінити паперові.

До якого часу потрібно оцифрувати трудові книжки? На це питання відповідає заступниця начальника управління — начальниця відділу методології та організації роботи із застосування пенсійного законодавства Головного управління ПФУ в Запорізькій області Тетяна Ципцюра:

«Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, який набув чинності з 10 червня 2021 року, запроваджено облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Законом встановлено, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.

Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність необхідно завершити до 10 червня 2026 року.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником.

За відсутності кваліфікованого електронного підпису для подачі документів на оцифрування можна звернутися до будь-якого діючого відділу обслуговування громадян (сервісного центру) Пенсійного фонду України.

При собі мати оригінали документів: паспорту, довідки про присвоєння РНОКПП, трудової книжки, диплому, інших документів про стаж тощо".

Цікаві факти  про оцифрування трудових книжок

  • Оцифрування трудових книжок велося з грудня 2019 року, але тоді це було добровільно.
  • З 10 червня 2021 року — це вже обов’язок, визначений законом.
  • Якщо копії трудової книжки не подано вчасно, це не призведе до втрати стажу. Проте для призначення пенсії буде врахована лише та інформація, яка наявна в базі Пенсійного фонду.
  • Оцифрування трудових книжок - це перенесення даних із паперових трудових книжок до електронного реєстру застрахованих осіб, яким оперує Пенсійний фонд України (ПФУ).
  • Подавати документи на оформлення електронної трудової може: роботодавець (страхувальник) — через свій кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України; працівник (застрахована особа) — через особистий кабінет на тому ж порталі.
  • Документи подаються в електронній формі із накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо електронного підпису немає — працівник може звернутися до найближчого центру ПФУ
  • Паперова трудова сканується у кольорі, ці скан-копії завантажуються на портал Пенсійного фонду, після цього фахівці ПФУ вносять дані у реєстр і далі в особи з'являється електронна трудова з відомостями про увесь її стаж.
  • Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівнику, а офіційним джерелом даних стає електронна версія. За бажанням працівника, роботодавець може продовжувати вести паперову книжку.
  • У випадку, якщо не оцифрувати трудову книжку, втрати стажу не буде. Дані про трудову діяльність громадян після 2004 року зберігаються в реєстрі ПФУ автоматично.
  • Штрафів чи санкцій за відмову від оцифрування трудової книжки не передбачено.